Risparmiare sui costi delle trasferte (parte seconda)


Ci siamo lasciati in uno degli ultimi post con una domanda ancora non risposta:
La riduzione delle spese di viaggio è legata soprattutto alle voci gestite dalle agenzie di viaggio?
Devo riconoscere che i recenti progetti di Travel Management effettuati dall’azienda mi favoriscono non poco nella risposta, soprattutto per quanto riguarda la disponibilità di numeri precisi sull’argomento.
Però, prima di illustrare i risultati delle analisi, è utile precisare ancora un assunto di base: i costi delle trasferte di un’Azienda sono quelli legati alla procedura generalmente chiamata “Nota Spese e trasferte”, all’interno della quale sono regolamentate tutte le spese sostenute da chi si deve spostare per lavoro, sia dal punto di vista prettamente operativo, sia da quello dei limiti di spesa rimborsabili.
Detto questo, vi riporto di seguito il grafico che illustra la ripartizione dei costi totali di trasferta secondo quanto risulta dalla media dei vari progetti sviluppati presso i clienti

Come evidenziato, la risposta alla domanda è che le spese di viaggio gestite dalle agenzie di viaggio incidono generalmente per il 45% dei costi totali, il che non è poco, ma è anche la chiara evidenza di come limitare il problema delle spese alle TMC sia poco professionale e soprattutto lungimirante.

Qualche spiegazione sui valori del grafico:
– nei servizi travel sono indicati quei servizi che transitano generalmente dalle agenzie (aerei, hotel, car);
– negli altri costi sono contenute le spese quali carburante, rimborsi km, taxi, ristoranti, ecc., ovvero quella parte di servizi comprati generalmente direttamente dal viaggiatore;
– i costi di trasferimento sono legati al tempo improduttivo che il viaggiatore impiega per raggiungere il luogo di destinazione (auto, aereo, ecc.);
– i costi di processo sono i costi nascosti legati al personale che interviene nel processo di lavoro (una delle voci più significative di questo valore è rappresentata dal tempo impiegato dall’amministrazione per controllare, riconciliare e pagare le note spese);
– il costo della TMC è rappresentato dalle fee che vengono richieste per gestire una parte dei servizi travel.

E’ giusto quindi che, in periodi di crisi, si taglino i costi dei servizi gestiti dalle agenzie di viaggi?
Certamente sì, però una gestione più efficace e professionale del problema dovrebbe portare il management delle aziende a mettere sotto controllo l’intero processo di lavoro cercando risposte più ampie del tipo:

Ho davvero sotto controllo tutti i costi?
Ma le mie trasferte sono davvero efficaci?
Ci potrebbero essere soluzioni alternative alla trasferta?
Se sì, l’investimento da sostenere in quanti anni si ripaga?
Ecc. ecc.

Insomma, per un responsabile acquisti di servizi, avere una visione più ampia, che racchiuda l’insieme ed i dettagli, è fondamentale per portare vero valore aggiunto alla propria azienda.

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