Risparmiare sui costi delle trasferte (parte prima)


Nei momenti di crisi una delle prime voci di costo che le aziende cercano di tagliare, insieme a pubblicità, eventi e marketing, è quella legata alle trasferte aziendali.

Fin qui nulla di nuovo o di strano, anzi, proposito lodevole dato che qualsiasi buon manager deve preparare per tempo l’azienda affinché sia pronta ad affrontare i tempi cupi (senza dimenticare ovviamente che è in questi momenti che si pongono le basi per cavalcare l’onda della ripresa economica, quando ci sarà).

Ci sono però alcuni aspetti relativi a questo tema che vale la pena di affrontare e che sono legati a due domande fondamentali:
La riduzione delle spese di viaggio è davvero in contrasto con gli interessi delle agenzie di viaggio?
La riduzione delle spese di viaggio è legata soprattutto alle voci gestite dalle agenzie di viaggio?

Questo primo post si pone l’obiettivo ambizioso di rispondere alla prima domanda, il prossimo alla seconda, in modo da non tediare oltre i limiti il lettore.
Teoricamente la risposta alla prima domanda è molto semplice, perché è evidente che un minor numero di viaggi o un costo inferiore degli stessi comporta per l’agenzia una riduzione dei ricavi ottenuti dal Cliente (le famose fee per transazione) o di quelli dal business (le commissioni ed incentivazioni).

Teoricamente, però, perché l’evoluzione del mercato degli ultimi anni ha complicato un po’ la situazione ed oggi la risposta non è più così scontata, anzi.
La differenza competitiva nelle TMC (Travel Management Company o agenzie specializzate nel Business Travel) è data infatti soprattutto da alcuni fattori di successo nella gestione dei servizi di corporate travel che hanno spostato l’angolo di visuale del problema e la relazione fra agenzia e Cliente:

– capacità di gestione della Travel Policy dei Clienti;
seniority del personale ed evoluzione tecnologica;
copertura internazionale;
– capacità di affiancamento ed integrazione attiva nell’organizzazione del Cliente, indispensabile per rendere fluido ed efficiente il processo di acquisizione dei servizi;
skills consulenziali per massimizzare le analisi della spesa ed i processi di lavoro.

Il tutto con la consapevolezza da parte del Cliente del fatto che l’agenzia gestisce una spesa molto importante e sicuramente più grande del costo dell’agenzia stessa, per cui una relazione di partnership e di fiducia è la base indispensabile per poter sperare di ridurre i costi complessivi.

E perché tutto ciò scardina l’equazione meno spesa travel= meno profitto per l’agenzia?
Perché se il rapporto è di vera fiducia e l’agenzia è remunerata in modo intelligente, quest’ultima ha tutto l’interesse a far ridurre la spesa al Cliente, perché lo fidelizza, perché il suo costo è comunque remunerato a prescindere dal valore di spesa gestito, perché razionalizzare un intero processo di lavoro significa comunque vendere dei servizi, perché un Cliente soddisfatto è l’unico, fondamentale, fattore di successo di qualsiasi business.

La prova di questa evoluzione sono i nuovi contratti che cominciano a prendere piede a livello internazionale (l’Italia arriva sempre dopo) e che prevedono un “body lease”, ovvero il pagamento da parte del Cliente dei costi diretti + costi indiretti + profit delle persone necessarie per l’erogazione del servizio, ristornando qualsiasi tipo di ricavo di business al Cliente stesso.
Se poi, in periodi di crisi, si dovesse concordare la riduzione delle persone necessarie, ciò significherebbe dirottarle ad altre attività o a nuovi Clienti, con la consapevolezza che l’attività rimanente sarebbe comunque remunerata e remunerativa.
Quindi, meno spesa travel = Cliente più soddisfatto = mantenimento del business = mantenimento del profitto.

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